Voor vele bedrijven is telecommunicatie naast het internet het communicatiemiddel bij uitstek waarmee mogelijke klanten contact opnemen. Het is dan ook van niet te onderschatten belang om:
- vlot telefonisch bereikbaar te zijn,
- een goeie indruk te maken bij het eerste contact,
- dit communicatiemiddel professioneel uit te bouwen.
Bereikbaarheid
Telefooncentrales zijn het kloppend hart van een bedrijf. Om dit zenuwcentrum professioneel uit te bouwen, doen vele bedrijven al jarenlang een beroep op een pabx centrale (Private Automatic Branch eXchange). Deze centrale garandeert de interne bereikbaarheid van alle medewerkers via een eigen intern nummer dat aan deze hoofdcentrale gekoppeld is. Een inkomende oproep kan op twee manieren de betrokken medewerker bereiken: via het centrale oproepnummer van het bedrijf (de telefoniste schakelt de medewerker daarna door), of rechtstreeks via het nummer van de “extension”.
Het eerste contact met uw bedrijf
Wanneer uw bedrijf wordt opgebeld door mogelijke, nieuwe klanten, krijgen zij alvast een eerste indruk die cruciaal is voor het verdere contact. Vele bedrijven maken gebruik van wachtmuziek op hun telefooncentrale om de wachttijden aangenamer te maken. Hierbij zijn talloze mogelijkheden troef: sfeergebonden muziek (kerstperiode, vakantie, …), een beroemde stem die een boodschap tijdens het wachten meegeeft, keuze voor verschillende muziekstijlen in functie van het profiel van bedrijf, … Belangrijk is dat de wachtmuziek, al of niet met een gesproken boodschap tussenin, nuttig en efficiënt wordt aangewend, en zeker niet langer dan nodig is. Niets is meer ergerlijk dan oneindig lang “in wacht” te worden gezet! Hier is de keuze van het type telefooncentrale voor het bedrijf van fundamenteel belang.
Professionele uitbouw van de telefooncentrale
Om de juiste centrale op maat van uw bedrijf te kiezen, kunt u best vooraf de verschillende telefooncentrales vergelijken.
- De analoge telefooncentrale wordt momenteel nog zeer weinig gebruikt. Een van de nadelen van een analoge telefooncentrale is namelijk dat de geluidskwaliteit afneemt naarmate de afstand tot de centrale groter wordt.
- Dit geluidskwaliteitprobleem doet zich niet voor bij verbinding via een netwerk, zoals het geval is bij ISDN of het internet. De meeste bedrijven werken momenteel met een ISDN-telefooncentrale of een IP-telefooncentrale. In dit laatste geval is telefoneren via internet gecombineerd met de bestaande vaste verbindingen een flexibele, snelle en doeltreffende manier om zowel uw bereikbaarheid als uw reactiviteit naar uw klanten toe te verhogen.
De telefooncentrale verzekert dus hoofdzakelijk de verbinding met de verschillende medewerkers van uw bedrijf. De draadloze telefooncentrale verhoogt bovendien de flexibiliteit van uw telecommunicatie: iedere oproep kan sneller worden beantwoord en naar de juiste persoon doorgeschakeld. Een veel gebruikte optie is in dit geval de DECT telefooncentrale (Digital Enhanced Cordless Telefony), die vaak bestaat uit verschillende zendcentrales en een groot aantal handsets. Dankzij de toepassing van deze technische innovaties zijn de medewerkers van uw bedrijf voortaan overal en snel bereikbaar, waardoor u alvast een schitterende indruk maakt bij de klanten.