De ontwikkeling van telefooncentrales is aanzienlijk gestegen, vooral door IP-telefonie (bellen via het internet). Hierdoor is het aantal functies enorm toegenomen. Of een functie beschikbaar is, is afhankelijk van het telefoontoestel. Dit onderscheid is niet enkel afhankelijk van het gekozen model (PABX, IPBX,…). Dit kan ook beïnvloed worden door de prijs. Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende functies die, in de meeste gevallen, beschikbaar zijn voor een goede centrale.
- Een uniek nummer
De basisfunctionaliteit voor alle telefooncentrales is de toewijzing van een uniek nummer. Op deze manier heeft het bedrijf een telefoonnummer waarop men bereikbaar is. Dit nummer kan vervolgens gedeeld worden door verschillende telefoontoestellen.
- Wachttijd
Met deze optie kunt u uw gesprekspartner in de wacht zetten. Dit kan handig zijn wanneer u een andere collega moet contacteren, iemand op de hoogte te brengen dat u een gesprekspartner doorschakelt, om even informatie op te zoeken,… Tijdens deze wachttijd kunt u muziek voorzien, om het wachten aangenamer te maken.
In sommige gevallen kan de beller automatisch in wacht worden gezet, wanneer de lijn niet meteen beschikbaar is.
- Interactive voice response (IVR) of een stemcomputer
Dit is een systeem dat de beller een keuzemenu voorstelt, zonder tussenkomst van menselijke operatoren. Door het juiste nummer op het keuzemenu te kiezen, komt men bij de juiste afdeling uit: bijvoorbeeld “voor de marketingdienst druk 1, voor de klantendienst druk 2,…”
- Voicemail
Deze functie is om boodschappen van gesprekspartners, waarvan de oproep niet beantwoordt kon worden, wordt opgeslagen. Er zijn 2 soorten:
- Voice messaging: De beller kan een gesproken bericht achterlaten. Deze berichten worden vervolgens universeel opgeslagen in een mailbox die toegankelijk is vanaf uw telefooncentrale, maar ook extern.
- Unified messaging: U ontvangt voicemailberichten in uw mailbox of op uw draagbare telefoon.
- Nummering
- Collectief nummer: U kunt zowel intern als extern bellen op een specifiek nummer geassocieerd met een telefoontoestel. (bijvoorbeeld 132 voor de HR-afdeling, 300 voor de marketingafdeling,…)
- Individueel nummer: Dit werk zoals een collectief nummer, maar het voorvoegsel van het snelkiesnummer wordt geassocieerd met een telefoontoestel. (bijvoorbeeld 102 voor de heer Janssens, 302 voor mevrouw Snijers,…)
- Nummer plan: Deze prefix moet gedraaid worden voor de oproep om toegang te krijgen voor bepaalde functies (bijvoobeeld 1 voor voicemail, 3 voor externe oproepen)
- Suffix plan: Door het kiezen van een prefix tijdens een gesprek krijgt u toegang tot bepaalde functies (bijvoorbeeld 4 om toegang te krijgen tot vergadering 4,…)
- Beller-ID:
Met deze optie worden de gegevens van de beller op het computerscherm weergegeven. Hierdoor kunt u het gesprek personaliseren en aan uw gesprekspartner tonen dat u hem goed kent.